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Par le service juridique de la CNCJ
La conformité, un impératif pour les offices de commissaire de justice
La conformité est un ensemble de stratégies et de procédures visant à assurer le respect des règles de droit applicables.
Pour les offices de commissaire de justice, négliger ces exigences réglementaires peut avoir des conséquences graves : amendes coûteuses, atteinte à la réputation et, dans les cas les plus sérieux, poursuites pénales.
Ce domaine est complexe et touche à de nombreux aspects du droit, notamment la protection des données personnelles, la lutte contre le blanchiment et la corruption, le droit de la concurrence, du travail et de la consommation.
Cette obligation de conformité s’applique à tous les membres de la profession, sans distinction de nature de structure ou de modalités d’exercice.
Les exigences légales évoluant fréquemment, il est difficile pour les offices de suivre les dernières réglementations. Pour accompagner les professionnels, la CNCJ (Chambre nationale des commissaires de justice) a créé un guide de la conformité, accessible sur son portail, pour les aider à minimiser les risques et à s’assurer de la régularité de leurs pratiques.
La conformité est donc essentielle pour les offices, non seulement pour protéger les droits de leurs clients et renforcer la confiance dans leurs services, mais aussi pour éviter les sanctions.
Les contrôles de fonctionnement des offices, dont le volet maîtrise des risques en matière de blanchiment est renforcé par le décret no 2024-906 du 10 octobre 2024, ainsi que les fréquents contrôles de la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes), imposent la mise à jour des connaissances. L’actualisation du guide de la conformité par la CNCJ, notamment en matière de droit de la consommation, entend répondre à ce besoin.
La conformité des sites internet
Les sites internet des offices de commissaire de justice sont soumis à des obligations réglementaires strictes afin d’assurer la transparence et la sécurité des informations pour leurs utilisateurs. Ces obligations permettent de garantir aux utilisateurs, qu’ils soient clients ou simples visiteurs, l’accès à des informations claires et précises, renforçant ainsi la confiance dans la profession.
Voici un aperçu des principales règles de conformité que chaque office de commissaire de justice doit respecter pour son site internet.
- Mentions légales obligatoires
Chaque site internet doit inclure :
- le nom et la raison sociale de l’éditeur du site ;
- les coordonnées de contact ;
- le nom du directeur de la publication ;
- l’hébergeur du site.
Ces informations doivent être visibles depuis toutes les pages du site, généralement via un lien en bas de page.
- Conditions générales d’utilisation (CGU)
Bien que non obligatoires, les CGU sont recommandées pour encadrer les interactions sur le site. Le guide de conformité propose un modèle de CGU pour aider les offices à structurer ces informations.
- Conditions générales de vente (CGV)
Les CGV encadrent les relations commerciales et précisent les droits et obligations des clients lors de l’achat de services. Cette transparence réduit les risques de litiges entre l’office et ses clients.
Un modèle de fiche tarifaire mentionnant les coûts des prestations est mis à disposition dans le guide de la conformité pour aider les offices à établir des CGV conformes.
- Médiateur de la consommation
Les commissaires de justice ont l’obligation d’offrir à leurs clients un accès à un dispositif de médiation de la consommation. En vertu des articles L616-1 et R616-1 du Code de la consommation, les coordonnées du médiateur de la consommation doivent être visibles sur le site internet de l’office. Ce dispositif facilite la résolution amiable des différends et renforce la confiance des clients.
- Protection des données personnelles
Les sites internet des commissaires de justice doivent respecter le RGPD pour protéger la vie privée des internautes.
Une politique de confidentialité doit être clairement affichée sur le site, sous un lien intitulé « Données personnelles » ou « Politique de confidentialité ». Cette politique, distincte des CGV, doit être accessible depuis chaque page du site et expliquer de manière transparente comment les données des utilisateurs sont traitées.
L’office doit également recueillir le consentement explicite des utilisateurs, par exemple par le biais d’une case à cocher.
- Utilisation des cookies
Les cookies, souvent utilisés pour améliorer l’expérience utilisateur, nécessitent également l’accord préalable des visiteurs. Le site doit informer ces derniers de l’utilisation des cookies et obtenir leur consentement via une case à cocher. Cette possibilité doit être très claire et lisible. Elle garantit que les visiteurs sont conscients des données collectées à des fins de suivi ou de personnalisation.
- Dispositif Bloctel
Si des coordonnées téléphoniques sont collectées via le site, l’utilisateur doit être informé de son droit d’inscription à la liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel, conformément à l’article L223-2 du Code de la consommation.
Dès lors qu’il y a un formulaire de contact sur le site internet du commissaire de justice (tels que « nous contacter », demande de constat, paiement en ligne) et qu’un consommateur est susceptible de déposer ses coordonnées téléphoniques, celui-ci doit être’ informé, de manière claire et compréhensible, qu’il a le droit de s’inscrire sur cette liste.
- Mentions obligatoires pour les professions règlementées
Le site du commissaire de justice doit indiquer :
- le nom et l’adresse de l’autorité lui ayant délivré l’autorisation d’exercer (nom de l’ordre auprès duquel il est inscrit) ;
- la référence aux règles professionnelles applicables (Code de déontologie et arrêté du 27 février 2024 portant approbation des règles professionnelles des commissaires de justice) ;
- son titre professionnel, ’l’État membre dans lequel il a été octroyé ainsi que le nom et l’ordre auprès duquel il est inscrit.
Ces obligations découlent de la loi du 21 juin 2024 pour la confiance dans l’économie numérique et visent à garantir une plus grande transparence pour les professions réglementées.
La conformité des factures
Les factures des commissaires de justice, pour être valables, doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires sous peine d’amende.
Les mentions à faire figurer varient selon que la facture est destinée à un particulier ou à un professionnel.
- Pour les professionnels : une facture en double exemplaire est obligatoire et doit être délivrée à la fin de l’exécution de la prestation de services.
- Pour les particuliers : une note est obligatoire dès que le prix dépasse 25 euros TTC ou à la demande du client. Elle doit être délivrée après la réalisation de la prestation et avant paiement du prix.
- Mentions obligatoires sur une facture adressée à un particulier
Doivent obligatoirement figurer sur une facture adressée à un particulier les mentions suivantes :
- Date de l’émission de la facture.
- Numéro de la facture.
- Date de la prestation de service.
- Identité de l’acheteur.
- Identité du prestataire (dénomination sociale, numéro SIREN, adresse du siège social et nom de l’établissement, mention de la forme juridique et du capital social).
- Désignation de la prestation.
- Décompte détaillé de chaque prestation.
- Prix et montant de la TVA.
- Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
- Mentions obligatoires sur une facture adressée à un professionnel (art. L441-9 du Code de commerce)
Doivent obligatoirement figurer sur une facture adressée à un professionnel les mentions suivantes :
- Date de la facture.
- Numéro de la facture.
- Identité du prestataire (dénomination sociale, adresse du siège social, numéro SIREN, forme juridique et capital social).
- Identité du client.
- Date de la prestation de service.
- Description des services.
- Prix unitaire hors taxe.
- Montant total hors taxes et toutes taxes comprises, avec mention du taux de TVA applicable.
- Conditions de paiement : date d’échéance du règlement et taux des pénalités en cas de retard.
- Conditions d’escompte. Pour les commissaires de justice, mentionner : « Pas d’escompte en cas de paiement anticipé ».
- Mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement fixée à 40 euros.
- Émission distincte des factures à destination des professionnels et des particuliers
Pour être en conformité, les commissaires de justice doivent édicter de façon distincte les factures à destination des professionnels et les factures à destination des consommateurs avec les mentions appropriées.
Lors d’un contrôle de la DGCCRF, il a été reproché à un commissaire de justice d’avoir mentionné sur une facture destinée à un consommateur des mentions issues de l’article L441-9 du Code de commerce (taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement et montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement). Ces mentions ne doivent figurer que sur des factures destinées à des professionnels.
S’il n’est pas possible de mentionner les mentions obligatoires adéquates selon que le client est un professionnel ou non, la CNCJ suggère d’indiquer les deux mentions sur les factures de la façon suivante :
- À l’attention des personnes physiques non professionnelles :
« Loi n° 92-442 du 31 décembre 1992 : la présente facture est payable comptant. Toute somme non payée est susceptible de porter intérêts au taux légal à compter de la première mise en demeure ».
- À l’attention des professionnels :
« Il ne sera pas pratiqué d’escompte en cas de paiement comptant.
Les factures sont payables dans un délai de 30 jours sauf conventions particulières.
En cas de retard de paiement, seront exigibles, conformément à l’article 441-6 du Code de commerce, des pénalités de retard calculées sur la base de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour le recouvrement de 40 euros ».
L’attestation de conformité RGPD (convention Urssaf)
La nouvelle convention Urssaf, qui entre en vigueur le 1er janvier 2025, introduit des obligations spécifiques en matière de conformité RGPD, particulièrement pour les SS2I (Sociétés de services en ingénierie informatique).
Cette convention vise à renforcer la transparence et la conformité des traitements de données personnelles dans les secteurs traitant d’importants volumes d’informations sensibles, tels que les SS2I.
Chaque année, celles-ci devront fournir aux offices une attestation de conformité RGPD. Cette attestation est un document officiel qui confirme que la SS2I respecte les exigences du RGPD, notamment en matière de sécurité des données, de droit des personnes concernées et de gestion des violations de données.
Les offices seront tenus de transmettre ces attestations à l’Urssaf. Cette transmission permet de vérifier que les entreprises respectent leurs obligations légales en matière de protection des données :
Pour conclure, la conformité est plus qu’une simple obligation pour les offices de commissaire de justice, elle est un véritable pilier de leur durabilité et de leur compétitivité. En respectant les règles, que ce soit en matière de protection des données, de lutte contre le blanchiment ou de déontologie professionnelle, les offices se prémunissent contre les risques de sanctions judiciaires, administratives ou disciplinaires et protègent leur réputation. La réduction des risques liés à la cybersécurité et à la perte de données, rendue possible par le respect des normes, renforce la confiance de leurs clients et optimise leurs opérations.
Par ailleurs, la conformité devient un atout stratégique en renforçant la fiabilité perçue de l’office et en assurant la protection des droits de ses clients. Elle répond aux exigences des autorités de régulation, garantissant ainsi une gouvernance responsable et une stabilité pour la profession. Dans un contexte réglementaire de plus en plus exigeant, la conformité n’est donc pas seulement un gage de sécurité, mais aussi un levier essentiel pour assurer l’avenir et la compétitivité des offices de commissaire de justice.
